Diagnosticeren met een tool: Onmisbare ondersteuning van het vakmanschap of onnodige administratieve ballast?

Diagnosticeren voor re-integratie met hulp van systemen en tools

Onmisbare ondersteuning van het vakmanschap of onnodige administratieve ballast?

In de sociale zekerheidswereld zijn vele miljoenen gemoeid met het verstrekken van uitkeringen en het bemiddelen van cliënten met een uitkering richting passende arbeid. Het is de missie van CompetenSYS om daar een positieve impuls aan te geven. Wij geloven dat we het vakmanschap van klantmanagers en consulenten van gemeenten versterken met ons uitgekiende systeem en methodische tools. Daarmee helpen we ze namelijk met het in kaart brengen van alle kansen, mogelijkheden én ontwikkelpotentieel van cliënten met een uitkering. Deze professionals leren zo hun cliënten nóg beter kennen en maken deze kennis uniform, objectief en deelbaar. Onze klantgemeenten pakken hierdoor sneller en efficiënter het best passende vervolgtraject op richting duurzame uitstroom.

Klinkt goed, nietwaar?

Toch klinken er ook tegengeluiden. ‘We kennen onze cliënten als geen ander, we hebben genoeg aan ons onderbuikgevoel en eigen lijstjes, we hebben daarom geen checklist of systeem nodig om onze cliënten aan passend werk te helpen.’ Kevin Biemans, accountmanager CompetenSYS, beaamt dit: “we horen deze opmerkingen met regelmaat vanuit verschillende gemeenten tijdens onze trainingen, consultancy-overleggen en acquisitietrajecten. In de ogen van sommigen veroorzaken tools en systemen alleen maar onnodige administratieve ballast. Ook bij die kritische geluiden staan we graag stil, want ze bevatten vaak waardevolle informatie voor het verder verbeteren van ons systeem en onze tools. Hieronder leest u hoe wij als CompetenSYS en onze klantgemeenten aankijken tegen het diagnosticeren voor re-integratie, met behulp van een systeem en methodische tools.

Professioneel diagnosticeren 2.0

Al gaan er miljoenen om in de sociale zekerheidswereld, de professionalisering van diagnostiek en matching staat nog in de kinderschoenen. Veel gemeenten, SW- en werkbedrijven werken nog op basis van niet actuele en verschillende Excellijsten en op het onderbuikgevoel van consulenten. Dat onderbuikgevoel is vaak gebaseerd op jarenlange ervaring en vakmanschap, dus uiterst bruikbaar. Maar een logisch risico hiervan is persoonlijke subjectiviteit. Door gekleurde inschattingen is het niet ondenkbaar dat schaarse re-integratiemiddelen inefficiënt worden ingezet. Aan niet uniforme en actuele Excellijsten kleeft het vanzelfsprekende risico dat waardevolle kennis niet of te weinig gedeeld wordt of zelf weglekt en opnieuw vergaard moet worden, zoals bij ziekte of wisseling van baan. De kans op het hierdoor missen van kansen voor cliënten op passende arbeid is reëel.

Dennis Pol, kwaliteitsmedewerker gemeente Best:

“Onze klantmanagers brachten hun cliënten al wel op diverse hoofdthema’s in kaart, maar gaven daar vanuit hun jarenlange ervaring soms een eigen vorm aan. En als iemand vertrok, ging daarmee soms waardevolle kennis verloren. Om het maximale uit onze dienstverlening te halen voor deze doelgroep, willen we daarom sturen op uniforme en objectieve informatie en diagnoses. Daar helpt een diagnosetool ons echt bij.” (Lees het hele verhaal van Dennis hier...)

Met systemen en tools

De financiële druk van uitkeringen op het budget van een gemeente en de risico’s die hierbij spelen vragen om een professionaliseringslag. Die professionalisering draait volgens CompetenSYS om het versterken van het vakmanschap van klantmanagers en consulenten. Door methodes zoals interne mailtjes waarin collega’s elkaar vragen om geschikte cliënten voor vacatures en niet uniforme en actuele Excellijsten te verruilen voor professionele systemen en diagnosetools. Zodat alle door de professionals verzamelde cliëntkennis objectief, uniform, actueel en beschikbaar is. Kortom, om veel meer te halen uit dat onderbuikgevoel. Dat onderschrijft de vakvereniging DIVOSA:

Bron: www.divosa.nl

‘Een goede diagnose is een belangrijke voorwaarde om re-integratiemiddelen selectief te kunnen inzetten. Dat maakt expliciet hoe en op basis waarvan een diagnose wordt gesteld en draagt daardoor bij aan methodisch werken. Diagnose-instrumenten zorgen voor een professionaliseringsslag: diagnoses zijn niet meer alleen gebaseerd op een persoonlijke inschatting, maar worden gekenmerkt door een zekere mate van standaardisatie. Het instrument maakt expliciet hoe en op basis waarvan een diagnose wordt gesteld. Dat maakt de diagnose minder afhankelijk van de kwaliteiten van individuele personen. Ook kan de gemeente zo (de schijn van) willekeur vermijden.’ Divosa onderzocht diverse instrumenten: https://www.divosa.nl/pdf/--_-...

Leren van de luchtvaart

Is de sociale zekerheidswereld er wel aan toe om de kinderschoenen te verruilen voor een maatje groter? Uit onder meer het toenemende aantal gemeenten dat CompetenSYS inschakelt voor ondersteuning, leiden we af dat men er in algemene zin zeker aan toe is. Toch horen we nog regelmatig professionals roepen: ‘Het gebruik van systemen en tools ondermijnt juist mijn persoonlijke vakmanschap van oordelen en inschatten!’. Hoe zit dat dan in andere vakgebieden waarin diagnose-tools en methodieken een professioneel persoonlijk oordeel ondersteunen?

Piloten en bemanning in de luchtvaart gebruiken al jarenlang met succes standaard tools voor oordeel- en besluitvorming. Iedere maatschappij kiest een eigen tool, maar in de basis beogen ze hetzelfde: met behulp van technologie en systemen een persoonlijke inschatting zo objectief en professioneel mogelijk maken. Alle tools in de luchtvaart hebben daarnaast een cyclisch karakter, wat de professionaliteit verder versterkt. Er wordt altijd teruggekeken en geëvalueerd om te leren en verbeteren. Kortom, in de luchtvaart versterken technologie en persoonlijk vakmanschap elkaar. Gelukkig maar, want hoe comfortabel zou jij zelf zijn als de piloot van jouw vliegtuig louter met zijn onderbuikgevoel beslissingen neemt…?

Werner Loode, beleidsmedewerker gemeente Rijssen-Holten:

“Hoe vertalen we het beroep timmerman voor Irak en welke waarde hebben Afghaanse diploma’s in Nederland? Om de statushouders in ons bestand echt te leren kennen, is het belangrijk dat we ze uitvragen in hun eigen taal en naar hun specifieke situatie. CompetenSYS ontwikkelde hiervoor een tool in de moedertaal van onze cliënten, waardoor we nu gemakkelijk en uniform deze informatie boven tafel krijgen. Als professionals stellen we hierdoor betere diagnoses.” (Lees het hele verhaal...)

Kritische geluiden met reden

Natuurlijk is de luchtvaart een andere wereld dan die van de sociale zekerheid. Maar het illustreert wel dat techniek en persoonlijk vakmanschap elkaar niet hoeven te bijten. Zijn alle kritische geluiden dan onterecht? Zeker niet, want die geluiden klinken altijd met een reden. Eén van die redenen is de angst dat techniek personen vervangt. In de sociale zekerheidswereld zoekt men al langer naar systemen die op basis van een vragenlijst die een cliënt invult bepalen hoe bemiddelbaar een cliënt is. Deze systemen werden soms gebruikt als verkapte bezuinigingsoperatie met als doel om werk door professionals te vervangen door systemen. Gelukkig blijkt uit de praktijk dat een goede en betrouwbare diagnose niet mogelijk is zonder het oordeel en de inschatting van een ervaren professional. De kunst van dat vakmanschap wordt wel eens onderschat. Kansen zien ondanks de belemmeringen van cliënten, de juiste informatie invullen en zorgvuldig interpreteren, cliënten in hun kracht zetten voor passende kansen op langere termijn, het afwegen van kosten en baten van ondersteuning voor re-integratie, het kennen van de lokale arbeidsmarkt… Dat zijn zaken die geen systeem of tool zomaar even overneemt.

‘Die systemen en tools zijn vooral tijdrovend en brengen veel administratieve ballast met zich mee,’ horen we nog regelmatig in de praktijk. Het invoeren van een nieuw systeem en werken met een diagnosetool kost inderdaad tijd en moeite. Maar die moeite loont. Want hoe professioneel iemand ook is, een systeem is simpelweg handiger en slimmer voor het objectief ‘onthouden’, vertalen, delen en actualiseren van alle beschikbare informatie over cliënten. Opeens wordt het gemakkelijker om te zien ‘wie hebben we in huis en wat hebben zij nodig om passend werk te vinden en behouden?’. Met een druk op de knop is helder welke cliënten voor welke vacatures in aanmerking komen en het actueel houden en delen van alle kennis is een fluitje van een cent.

Kevin Biemans, accountmanager CompetenSYS: “Op het moment dat we het systeem in lijn brengen met de dagelijkse processen van een gemeente, verlaagt dit juist de administratieve werkdruk. Alle kennis in het bestand is ook direct zichtbaar voor collega’s (beleidsmedewerkers, accountmanagers, matchers, werkgevers, et cetera). Zo versterkt een systeem in onze ogen juist het persoonlijke vakmanschap.”

Kortom: diagnosticeren op gevoel of met methodieken en tools?

Iedere gemeente en SW- of werkbedrijf bepaalt natuurlijk zelf hoe zij hun cliënten zo goed en vlot mogelijk naar passende arbeid begeleiden. Tegen de organisaties die open staan voor professionalisering met behulp van diagnosesystemen en tools zeggen we graag: verken de markt en praat met verschillende aanbieders. Houd daarbij scherp in de gaten in hoeverre de systemen en tools, los van de inspanning om ermee te leren werken en de basis goed neer te zetten, het vakmanschap van jullie professionals ondersteunt. Want de beste resultaten leveren de systemen en tools die het beste van mens en techniek combineren.

“We zochten naar wegen om onze cliëntprofielen op een uniforme manier te voorzien van actuele informatie én een goede diagnose. Dankzij de methodiek hebben we nu iedereen in beeld en kunnen we gerichter aan de slag met ons doelgroepenbeleid, efficiënter de juiste middelen inkopen en zo onze cliënten dichter bij die passende werkplek te brengen,” aldus Dennis Pol, beleidsmedewerker gemeente Best.

CompetenSYS ziet het als een uitdaging om in de komende jaren en daarna positief bij te dragen aan de professionalisering in de sociale zekerheidswereld. Het in gesprek blijven met onze gebruikers en openstaan voor hun feedback en kritische geluiden is onze hoogste prioriteit. Want daarmee verfijnen we onze systemen en tools. Daarmee komt het vakmanschap van de professionals in deze wereld tot volle wasdom. En maken gevoelens als ‘systemen ondermijnen mijn vakmanschap, het is onnodige administratieve ballast’ plaats voor ‘dankzij methodieken en tools help ik mijn cliënten sneller en gemakkelijker aan passende arbeid’!