Gericht aan de slag met doelgroepenbeleid; In gesprek over de Bestandsanalyse bij de gemeente Best.

Bestandsanalyse: álle cliënten met de juiste diagnose in beeld

Een positieve impuls geven aan de sociale zekerheidswereld, dat is de missie van CompetenSYS. Die missie vervult ze door gemeenten, SW- en werkbedrijven te helpen om hun cliënten nóg beter te leren kennen, zodat ze sneller en gemakkelijker passende arbeid voor hen vinden. Dennis Pol, kwaliteitsmedewerker bij de gemeente Best, vertelt dat zijn gemeente in 2015 het systeem van CompetenSYS aanschafte. Daarnaast voerde CompetenSYS onlangs een bestandsanalyse uit voor de gemeente Best aan de hand van honderden screeningsgesprekken. ““Inmiddels hebben we zich op ons uitkeringsbestand met actuele informatie én goede diagnoses. Doordat we nu dit beeld hebben, kunnen we gerichter aan de slag met ons doelgroepenbeleid, efficiënter de juiste middelen inkopen en zo onze cliënten dichter bij die passende werkplek te brengen,” vertelt Dennis.

Sterk programma, vlotte en no nonsense communicatie

Dennis: “We zochten voor onze klantmanagers re-integratie in 2015 naar een diagnosetool waarmee ze cliënten direct grondig en objectief konden analyseren. Zowel op het gebied van werk als op andere leefgebieden. Ze brachten hun cliënten al wel op diverse hoofdthema’s in kaart, maar gaven daar vanuit hun jarenlange ervaring soms een eigen vorm aan. Om het maximale uit onze dienstverlening te halen voor deze doelgroep, willen we echter sturen op uniforme en objectieve informatie en diagnoses. Daar helpt zo’n diagnosetool ons bij. We schreven een aanbesteding uit en kozen voor CompetenSYS. Hun systeem en diagnose- en matchingstool voldeden aan onze wensen én hun vlotte, no nonsense manier van communiceren sprak ons bijzonder aan. Het bleek een goede keuze want de samenwerking verloopt nog altijd prettig! CompetenSYS doet wat ze belooft en luistert naar onze opmerkingen en aanbevelingen om hun systeem nóg gebruikersvriendelijker te maken.”

Cliënt direct goed in beeld is efficiënt

“Natuurlijk was het best even schakelen voor onze klantmanagers: werken met een nieuw systeem, alles op een andere manier invoeren. Dat kostte tijd en die hadden ze ook hard nodig voor andere taken. Inmiddels is het voor iedereen helder dat het loont om elke cliënt direct goed en grondig in het systeem in te voeren. Die tijdsinvestering aan de voorkant levert verderop in het proces meer tijd en betere resultaten op. Het komt nu niet meer voor dat we door drukte een cliënt pas na een tijdje spreken en screenen. Met het CompetenSYS-systeem hebben we iedereen vanaf het begin volop in beeld: komt iemand in aanmerking voor een uitkering of past een andere voorziening misschien beter? Daardoor matchen we onze cliënten ook gemakkelijker aan mooie kansen voor passend werk,” beschrijft Dennis.

Het complete bestand actueel in beeld

Dennis: “Toen we het bestand van CompetenSYS aanschaften, hadden we nog maar de helft van onze cliënten gescreend. Tja, daar kun je natuurlijk geen beleid op schrijven. Omdat we zelf onvoldoende capaciteit hadden om binnen een afzienbare tijd ons complete bestand te screenen, schakelden we daarvoor CompetenSYS in. De consulenten van CompetenSYS voerden, deels samen met onze klantmanagers, honderden gesprekken, stelden scherpe diagnoses, leverden het nodige materiaal en schreven prettig leesbare rapportages. Dankzij deze bestandsanalyse zijn we weer helemaal ‘bij’.”

Samen maken we het beter

“Hoewel onze klantmanagers ervaren vakmensen zijn, staken ze ook nog wat op van de eveneens ervaren CompetenSYS consulenten. Bijvoorbeeld hoe je een goed gesprek combineert met het invullen en bijwerken van cliëntgegevens op een laptop, hoe je nog scherper kunt doorvragen en op welke manier dat wat je invult bij een vraag, de uiteindelijke diagnose van een cliënt kan beïnvloeden. Het was een prettige samenwerking voor alle betrokkenen. Door deze bestandsanalyse kunnen we nu gericht met ons doelgroepenbeleid aan de slag en kopen we efficiënter de juiste ondersteuning voor onze cliënten in. Ons management is ook erg tevreden over de uitgebreide en objectieve informatie die we nu kunnen leveren.”

Het actuele bestand actueel houden

“Het is wél zaak dat we voortaan ons bestand up-to-date houden. CompetenSYS ondersteunt ons hierbij en stemt regelmatig af met onze gebruikers. Onze klantmanagers werken het systeem na elk gesprek bij. Hoe nauwkeuriger, hoe beter. Als een cliënt bijvoorbeeld geen lichamelijke klachten had maar nu ineens wel, is dat belangrijke informatie die bijvoorbeeld van invloed kan zijn op de bemiddeling naar werk. Gelukkig is het systeem van CompetenSYS erg gebruikersvriendelijk. En als we zelf onvoldoende mankracht hebben om over een halfjaar of jaar het bestand bij te werken, dan schakelen we gewoon CompetenSYS opnieuw in voor een bestandsanalyse,” besluit Dennis.