"Sturen op samenwerking, concrete resultaten en stevig inzetten op eigen verantwoordelijkheid"

Eigen verantwoordelijkheid versterkt de professionaliteit

Diane: ”Alleen als je zelf je klanten goed kent, kun je zoveel mogelijk van hen begeleiden naar werk dat ook voor de langere termijn past. Dat is onze missie. Hoe we die bereiken? Ik stuur op samenwerking, concrete resultaten en zet stevig in op de eigen verantwoordelijkheid daarin. De teams organiseren hun werk deels zelf en ik zorg waar mogelijk voor de randvoorwaarden. Zo gaan vragen van andere afdelingen waar mogelijk via mij zodat de teams focus op hun taken houden. Veel vragen kunnen namelijk beter op andere plekken belegd worden. Deze aanpak was wel even wennen. Toen mijn duo-collega en ik in dienst kwamen, deelden we de vijftig professionals in zeven logisch teams in, waaronder drie gebiedsteams die zich richten op alle klanten in hun gebied. Sindsdien verloopt de onderlinge samenwerking stukken beter. In het begin raadpleegden ze mij voor allerlei inhoudelijke vragen, nu zoeken ze vooral hun collega’s op. Niet ik maar zij zelf hebben namelijk alle kennis en tools in handen om klanten naar werk te begeleiden! Dat besef is aanwezig. Het is mooi om te zien dat dat energie geeft en juist de professionaliteit van alle teamleden versterkt.”

Wat voegt het CompetenSYS-systeem eigenlijk toe?

“Het viel me gaandeweg op dat professionals een belangrijke tool in het bereiken van die resultaten, het CompetenSYS-systeem, niet optimaal gebruikten. Ik zag klanten in ons bestand met een verouderde of ontbrekende diagnose, werkfitte klanten die niet bemiddeld waren. Kortom, gemiste kansen… Toen ik ernaar vroeg riep men ‘het systeem helpt niet!’. Wat bleek? Men vulde het systeem zelf niet (goed). Daar spreek ik ze dan op aan. En soms werkt er ook inderdaad iets niet goed. Dan is het wederom de verantwoordelijkheid van de professional om dit te signaleren en samen met CompetenSYS op te lossen. Op een gegeven moment ontdekte ik de reden achter hun weerstand tegen het systeem: de coaches en matchers hadden het gevoel dat ze administratief werk deden voor anderen. En die tijd ging volgens hen ten koste van de klant. Bovendien vroegen ze zich af waarom er naast het cliëntvolgsysteem Key2P nog een ander systeem nodig was,” vertelt Diane.

CompetenSYS lijkt op Google Maps…

Diane: “Het was de professionals dus niet helder dat het CompetenSYS-systeem het Key2P-systeem juist aanvult. Dan is het prettig om samen met CompetenSYS die helderheid te verschaffen, als randvoorwaarde. Ik hanteer hiervoor de volgende metafoor: stel, je reist van Almelo naar Italië. Je stippelt je reis van tevoren uit in CompetenSYS, een soort Google Maps. CompetenSYS vertelt je via welke route je het meest vlot je eindbestemming Italië bereikt. Ofwel, via welke route je snel klanten aan passend werk helpt. De gewone dingen die horen bij de uitgestippelde reis leg je vast in Key2P: de stops, het tanken, je ruiterwisser vervangen. Ofwel, de klantvolgacties en administratie. Ineens stuit je tijdens je reis op een afgesloten weg! Dan stippel je een nieuwe route uit in CompetenSYS. Kortom, beide systemen zijn belangrijke tools in het bereiken van onze eindbestemming: zoveel mogelijk klanten begeleiden naar passend werk.”

Werken met CompetenSYS als gevoelde noodzaak

Na deze uitleg ging iedereen vrolijk aan de slag met het systeem? “Nee, een goede metafoor alleen is onvoldoende,” lacht Diane. “We kunnen vanalles vertellen over het mooie van het CompetenSYS-systeem, het is echter de kunst om de coaches en matchers zelf de noodzaak ervan te laten ervaren. Pas als je ervaart dat CompetenSYS helpt, ga je het gebruiken en blijf je het gebruiken. Ook beginnen de coaches te ervaren dat CompetenSYS bij grote caseloads een onmisbare hulpbron is. Die noodzaak voelen collega’s nog meer doordat ik in maandelijkse gesprekken informeer naar de voortgang en concrete resultaten. Ik vraag ze dan naar hun caseloadanalyses, aan welke klanten zij voorrang geven en waarom. Zonder (goed) gebruik van het systeem blijven die vragen onbeantwoord. Inmiddels wordt ervaren dat CompetenSYS hierin helpend is

Op een andere manier ondersteund door CompetenSYS

Diane: “De meeste collega’s zijn blij met de werkwijze binnen het Werkplein en de ondersteuning van CompetenSYS. Natuurlijk is het niet altijd koek en ei, we vragen ook veel van de teams. Maar de energie neemt voelbaar toe! Deze manier van werken schept helderheid en is resultaatgericht. Het was wel even wennen voor CompetenSYS dat ik hun expertise anders inzet. Ze zijn gewend om klanten (achterstallig) werk uit handen te nemen. Ze hebben alles in huis om ons hele bestand snel en vakkundig te diagnosticeren. Maar ik kies ervoor dat de professionals dit zoveel mogelijk zelf doen. Zo leren ze de klanten en CompetenSYS weer een beetje beter kennen. CompetenSYS pakt die meer coachende rol prettig op. Met hun hulp spreken onze professionals nu zelf met alle klanten en zorgen we voor goede diagnoserapportages. Het CompetenSYS-systeem genereert daar al automatisch een plan van aanpak bij. Wij werken zelf het interne proces rond die plannen uit: het ondertekenen, inzetten van vervolgacties en afstemmen met de klant. Vervolgstap twee is het met CompetenSYS ontwikkelen van een format waarmee de teams zelf de kwaliteit van de klantkennis meten, dat landt in onze maandgesprekken. Ik ben tevreden over deze rolverdeling en het werk dat we samen verzetten. Ik heb er alle vertrouwen in dat we onze ambitie dit jaar waarmaken!”